Datenschutzerklärung

Stand: November 2026 · Fassung 6 · gilt für die App RecSimple, das Kundenkonto und die Website recsimple.com

1. Verantwortlicher

SmartbIT SG OG, Krakaudorf 115g, 8854 Krakau, Österreich
E-Mail office@smartbit.at

2. Was auf Ihrem PC bleibt

Aufnahmen, Diktate, erkannte Texte, Ihr Fachwörterbuch und Ihre Einstellungen verarbeitet RecSimple nur auf Ihrem PC; auch die Spracherkennung läuft dort. Diese Inhalte werden nicht an uns übertragen.

3. Was übertragen wird: Lizenzprüfung, Kundenkonto, Zahlung

Lizenzprüfung. Bei der Anmeldung in der App überträgt RecSimple an unseren Lizenzserver: E-Mail-Adresse, Passwort, eine zufällige Gerätekennung, den Computernamen und die Sprache der App. Danach prüft die App regelmäßig mit einem Zugangsschlüssel des Geräts, ob das Abo läuft. Die IP-Adresse wird zur Übertragung und zur Begrenzung der Serveranfragen nur kurz im Arbeitsspeicher verwendet und nicht gespeichert.

Kundenkonto. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, das Passwort nur als Hashwert, Kontosprache, Abo (Art, Laufzeitende, Geräteplätze, Kündigung) und je Gerät Gerätekennung, Computername und Zeitpunkt der letzten Lizenzprüfung. Den Computernamen sehen Sie im Kundenkonto, damit Sie Ihre Geräte unterscheiden und entfernen können. Melden Sie sich über Google oder Microsoft an, erhalten wir vom Anbieter eine Nutzerkennung und Ihre E-Mail-Adresse. Geben Sie einen Firmennamen oder eine UID-Nummer an, speichern wir auch diese. Laden Sie Benutzer ein, speichern wir deren E-Mail-Adresse und den Stand der Einladung und senden die Einladung an diese Adresse.

Zahlung. Abos werden über Stripe abgewickelt; Zahlungsdaten geben Sie direkt in das im Kundenkonto eingebettete Zahlungsformular von Stripe ein. An Stripe übermitteln wir E-Mail-Adresse, Kundennummer, Sprache und Abo sowie Rechnungsadresse und UID-Nummer, wenn Sie diese angeben. Damit es die kostenlose Testphase einmal je E-Mail-Adresse und Zahlungskarte gibt, speichern wir Hashwerte Ihrer E-Mail-Adresse und des Kartenkennzeichens, das Stripe bildet.

Auf unseren Zahlungsseiten laden wir die Zahlungskomponente Stripe.js von den Servern der Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland. Stripe.js läuft nur dort, wo Sie bezahlen oder Ihre Zahlungsart ändern. Stripe verarbeitet dabei Zahlungsdaten sowie Geräte- und Nutzungsdaten, auch zur Betrugserkennung.

Welche Rolle Stripe bei welcher Verarbeitung einnimmt, wie lange Stripe Daten speichert, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen Garantien Daten in Drittländer übermittelt werden, beschreibt Stripe hier: Datenschutzerklärung von Stripe und Stripe Privacy Center.

Widerruf des Vertrags. Widerrufen Sie den Vertrag, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Abo-Angaben der Erklärung.

Kündigung ohne Anmeldung. Kündigen Sie über „Verträge hier kündigen“, speichern wir die Angaben des Formulars (Art der Kündigung, gegebenenfalls Grund, Name, E-Mail-Adresse des Kontos, Vertrag, gewünschter Zeitpunkt, Adresse für die Bestätigung) und den Zeitpunkt des Eingangs. Die Bestätigung senden wir nur an die E-Mail-Adresse des Kontos.

Nachrichten an uns. Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Nachricht und mitgesandte Dateien, um die Anfrage zu bearbeiten.

Zweck	Rechtsgrundlage
Kundenkonto, Lizenz, Abo und Kündigung, Geräteverwaltung, E-Mails zu Konto und Abo, Nachrichten zum Vertrag	Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Rechnungen und Belege einschließlich Widerrufserklärungen (Vertrag), zu denen eine Zahlung oder Erstattung gehört	rechtliche Verpflichtung (lit. c, § 132 BAO)
Widerrufserklärungen (Vertrag) ohne Zahlung, Kündigungserklärungen	berechtigtes Interesse am Nachweis (lit. f)
Begrenzung von Serveranfragen, einmalige Testphase	berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst und an der Vermeidung von Missbrauch (lit. f)
Nachrichten an uns außerhalb eines Vertrags	berechtigtes Interesse, Ihre Nachricht zu beantworten (lit. f)

Daten	Speicherdauer
Kontodaten	bis Sie das Konto löschen, spätestens sieben Jahre nach Ende Ihres letzten Abos, ohne Abo sieben Jahre nach der Anlage des Kontos; Gerätedaten bis Sie das Gerät entfernen
Rechnungen und Belege einschließlich Widerrufserklärungen (Vertrag), zu denen eine Zahlung oder Erstattung gehört	sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Widerrufserklärungen (Vertrag) ohne Zahlung	sieben Jahre ab der Erklärung
Kündigungserklärungen	sieben Jahre ab der Erklärung
Hashwerte der Testphase	sieben Jahre nach ihrer Erfassung
Versandprotokolle des Mailservers	bis zu fünf Wochen, in Sicherungen bis zu sieben Wochen
Nachrichten an uns	bis zur Erledigung; gehören sie zu einem Vertrag, wie die Vertragsdaten

Ohne die Konto- und Lizenzdaten ist die Nutzung von RecSimple nicht möglich.

4. Diese Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Webhoster technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Zugriffsdaten, um die Seiten auszuliefern und abzusichern (lit. f); der Webhoster speichert technisch nötige Zugriffsprotokolle für kurze Zeit. Das Kundenkonto setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie; dafür ist keine Einwilligung nötig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wählen Sie im Kundenkonto eine Sprache, speichert das Cookie rs_sprache diese Wahl für ein Jahr; es enthält nur den Sprachcode und gilt nur für das Kundenkonto.

Fachwort-Listen. Laden Sie in der App per Knopf eine Fachwort-Liste herunter, ruft die App die Liste von recsimple.com ab. Dabei verarbeitet unser Webhoster wie beim Aufruf der Website Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt des Abrufs und speichert sie in den technisch nötigen Zugriffsprotokollen für kurze Zeit (lit. f). Übertragen wird nur die Anfrage nach der Liste.

5. Google Ads (nur mit Einwilligung)

Beim ersten Besuch von recsimple.com wählen Sie, ob wir mit Google Ads messen dürfen, ob eine Anzeige zu einem Download im Microsoft Store oder zu einem Abo geführt hat. Ohne Einwilligung findet diese Messung nicht statt. Mit Einwilligung verarbeitet Google unter anderem Ihre IP-Adresse und Browserangaben. Für das Einbinden und die Übermittlung an Google sind wir verantwortlich, für die weitere Verarbeitung ist Google Ireland Limited eigenständig verantwortlich. Welche Cookies Google setzt und wie lange: business.safety.google/adscookies. Einzelheiten bei Google: policies.google.com/privacy.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar über Cookie-Einstellungen. Ihre Auswahl speichern wir sechs Monate in Ihrem Browser, danach fragen wir erneut.

6. Empfänger

Empfänger	Land	Wofür
Rechenzentrumsbetreiber in Deutschland (Auftragsverarbeiter)	Deutschland	Rechenzentrum für unseren Lizenz- und Mailserver (Lizenzprüfung, Kundenkonto, E-Mail-Versand)
ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich (Auftragsverarbeiter)	Deutschland	Betrieb der Website
Stripe Payments Europe, Limited	Irland	Zahlung, Abo, Rechnungen und die zugehörigen E-Mails
Google Ireland Limited	Irland	Anmeldung über Google, wenn Sie diese wählen; Google Ads nur mit Einwilligung
Microsoft Ireland Operations Limited	Irland	Anmeldung mit Microsoft-Konto, wenn Sie diese wählen; E-Mail-Postfach für Nachrichten an office@smartbit.at (Auftragsverarbeiter)

Stripe, Google und Microsoft können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten; Einzelheiten stehen in deren Datenschutzerklärungen (stripe.com/privacy, policies.google.com/privacy, privacy.microsoft.com).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–18 und 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dafür an office@smartbit.at.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (lit. f), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Staat, in dem Sie leben; für uns zuständig ist die österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

Frühere Fassungen

Fassung	gültig von–bis	Links
Fassung 1	3. September 2026 bis 6. Oktober 2026	HTML · PDF
Fassung 2	7. Oktober 2026 bis 7. Oktober 2026	HTML · PDF
Fassung 3	8. Oktober 2026 bis zur Veröffentlichung von Fassung 5	HTML · PDF
Fassung 5	28. Oktober 2026 bis zur Veröffentlichung von Fassung 6	HTML · PDF
Fassung 6 (aktuell)	ab 3. November 2026	diese Seite